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ERP Roadmap: ERP System Einsatz mit Strategie

Fast alle deutschen Unternehmen setzen seit Jahren ein ERP System ein, um ihre Abläufe zu unterstüt­zen. Vor dem Hintergrund ihrer Bedeutung für ein Unternehmen scheint ein Perspektivwechsel im Bezug auf die ERP-Infrastruktur geboten: Weg von isolierten Auswahl-, Ein­führungs- oder Anpassungspro­jekten hin zu einer ganzheitlichen Bewirtschaftung über den gesam­ten ERP-Lebenszyklus. Um eine nachhaltige Weiterentwicklung der ERP Landschaft sicherzustellen, müssen ERP-Einsatz und Optimierung strategisch geplant werden. Es braucht einen "Masterplan": die ERP Roadmap.

Neue Märkte oder Produkte, neue (IT-) Technologien (z.B. Tablet-PC, Cloud-Lösungen), verändertes Nutzerverhalten und neue gesetzliche Rahmenbedingungen: ständig entstehen neue Herausforderungen für  Unternehmensstrukturen und -prozesse. Als Folge entstehen auch neue Anforderungen an die Business Software-Infrastruktur im Unternehmen - mit dem ERP System im Kern - sei es im Hinblick auf notwendige Ergänzungen (z.B. in Bereichen wie CRM, MES, PLM, DMS und BI) oder bezogen auf Anpassungen der bestehenden Software-Lösungen.

Dies führt in der Praxis häufig zu einer Maßnahmen- und Investitionsplanung rund um das ERP System, die z.T. durch Zufälligkeiten und oft auch durch „Vorrats“-Bedarfe gekennzeichnet ist. Der tatsächliche Investitionsbedarf, nicht zuletzt aber auch die Machbarkeit von Investitionsprojekten im ERP Umfeld vor dem Hintergrund verfügbarer Personalkapaziäten und fachlicher Abhängigkeiten, kristallisiert sich dann oft erst im Nachgang heraus.

Ursache sind hier letztlich mangelnde Übersicht über den Status Quo der ERP Installation (u.a. Lösungsportfolio, Prozessunterstützung durch vorhandene Software, laufende Projekte) und verfügbare Handlungsoptionen. Darüber hinaus leidet die Priorisierung von Investitions- und Optimierungsmaßnahmen im ERP Umfeld unter der fehlenden Berücksichtigung strategischer Vorgaben sowie operativer Erfahrungen bzw. Notwendigkeiten. Schließlich fehlt es in der Phase der Umsetzung dann auch am notwendigen Commitment der Führungsmannschaft sowie an Akzeptanz und am erforderlichen Engagement der Mitarbeiter.

Strategische ERP Weiterentwicklung - Nur mit Methode

Die Herausforderungen bei der Formulierung einer belastbaren ERP Roadmap, die – ähnlich einem „Bebauungsplan“ – Optimierungs- und Investitionsmaßnahmen einen fundierten Rahmen gibt, wachsen mit der Komplexität der Software-Infrastruktur und demnach mit Unternehmensgröße, Standorten, Regionen und Geschäftsfeldern.

Um hier bei überschaubarem Aufwand eine wirksame Hilfestellung zu bieten, hat die Trovarit AG mit IT-Matchmaker® roadmap ein durchgängiges, internet-gestütztes Verfahren zur effizienten Einsatzanalyse bei ERP Infrastrukturen entwickelt.

Im Mittelpunkt des Verfahrens steht eine umfassende Einsatzanalyse in der von Management, Anwendern und IT mittels Workshops und Online-Befragung drei zentrale Fragen beantwortet werden:

  • Welchen Einfluss haben die Unternehmensprozesse und -funktionen im Hinblick auf den Unternehmenserfolg?
  • Welche Reife weisen die Unternehmensprozesse bezüglich Stabilität und Steuerbarkeit auf?
  • In welchem Umfang und in welcher Güte unterstützt die vorhandene ERP Infrastruktur bzw. die Business Software Landschaft die Abwicklung der Unternehmensprozesse?

ERP-Roadmap - Projektschritte

Projektschritte zur Formulierung einer ERP-Roadmap

Ausgehend von diesen Informationen werden Optimierungspotenziale und Handlungsfelder sowohl für einzelne Unternehmensbereiche als auch für Querschnittsaufgaben ermittelt, konsolidiert und priorisiert. Für relevante Handlungsfelder werden Lösungsansätze erarbeitet und im Hinblick auf Nutzen bzw. Aufwand sowie etwaige wechselseitige Abhängigkeiten grob bewertet.

Maßnahmen in der ERP-Roadmap können sich z.B. erstrecken auf

  • Anschaffung von ergänzenden Software-Lösungen (ggfs. auch Module, Add-ons etc.)
  • Modernisierung des ERP Systems
  • Austausch von Individual-Anpassungen durch Standard-Lösungen
  • Konsolidierung des Lösungsportfolios
  • Verschlankung und/oder Standardisierung von Geschäftsprozessen
  • Konsolidierung von Stammdaten
  • Qualifizierung von Mitarbeitern

Als Ergebnis erhält man eine zeitliche und thematische Einordnung aller Maßnahmen zur mittel- bis langfristigen Weiterentwicklung der Business Software-Infrastruktur rund um die vorhandene Lösungslandschaft.

ERP Roadmap - Beispiel

Überblick ERP-Roadmap (Beispiel)

 

Mit überschaubarem Aufwand zu klaren Ergebnissen

Trotz aller Sinnhaftigkeit scheitern derart umfassende Analysen in der Praxis oft am erforderlichen Personalaufwand. IT-Matchmaker® roadmap trägt diesem Umstand Rechnung: Durch den Einsatz von branchentypischen Referenzmodellen wird der Aufwand für die Strukturierung von Geschäftsprozessen und die Ermittlung von Lösungsansätzen aus einem Pool von über 1.800 Software-Lösungen drastisch reduziert.

Der Aufwand für die Erfassung aller erforderlichen Informationen sowie für die Auswertung und Aufbereitung im Rahmen der Roadmap wird durch das Online-Werkzeug IT-Matchmaker® roadmap erheblich reduziert. Dies gilt insbesondere für mittlere und größere Unternehmen, bei denen die Roadmap-Analyse über mehrere Geschäftsbereiche, Standorte bzw. Regionen hinweg durchgeführt werden muss: Sämtliche Mitglieder des Projektteams – ob Key-User, EDV-Vertreter oder Führungskraft – bearbeiten mit persönlichen, rollenbezogenen Accounts die für sie relevanten Inhalte und Fragestellungen.

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